ORGANISASI

BAB VII

BEBERAPA PERTIMBANGAN ORGANISASIONAL

Institusi yang sukses menuju masa depan adalah institusi yang responsif dan berubah sesuai dengan tuntutan dunia sekitarnya.

Teori Siklus Kehidupan Institusi

Kehidupan institusi atau siklus perkembangan mempunyai empat tahapan pokok, yaitu formasi, pertumbuhan, maturitas, dan terakhir adalah tahapan yang dapat membawa institusi pada penurunan dan kejatuhan atau pada pembaharuan dan revitalisasi. Siklus kehidupan institusi lembaga pendidikan yang tidak menentu menuntut institusi terkait untuk berubah, beradaptasi, dan sefleksibel mungkin. Maka dari itu, TQM dengan segenap perencanaan setrategis jangka panjangnya dan keterlibatan karyawannya dalam upaya peningkatan yang berkesinambungan, mengandung makna tersendiri dalam menghadapi perubahan-perubahan dalam setiap tahapan. 

      Fase-fase perkembangan institusi

       I.            Fase pertama dalam siklus tersebut adalah kelahiran dan formasi institusi. Institusi yang baru didirikan membutuhkan strategi untuk memperoleh pengakuan dan dukungan.  Fase pertama harus menemukan bentuknya di pasaran dan menemukan pelanggannya. Selain itu, fase ini juga disebut fase kewirausahaan karena fase ini harus memiliki visi dan usaha yang kuat dengan segala resiko yang ditanggungnya.

    II.            Fase kedua yaitu pertumbuhan dan perkembangan. Dalam fase tersebut ia akan menghadapi tantangan-tantangan baru. Dalam fase ini sebuah institusi harus yakin dan optimis bahwa ia bisa terus berkembang. Masalah yang dihadapi dalam fase pertumbuhan ini adalah bagaimana mengatasi tuntutan peningkatan layanan. Bahaya atau ancaman yang harus diwaspadai, yaitu ketika fase pertumbuhan ini membutuhkan aturan-aturan dan prosedur-prosedur maka ia akan terjebak ke dalam prosedur birokrasi, yang akan melumpuhkan visi dan misi organisasi yang sebenarnya.

 III.            Fase ketiga adalah maturitas (kematangan). Fase ini merupakan fase yang potensial dan berbahaya dalam perkembangan. Fase adalah tahap dimana beberapa institusi pendidikan menemukan dirinya sendiri. Ini akan menjadi fase yang dinamis jika pengalaman institusi dapat dipergunakan untuk pengembangan selanjutnya. Memelihara dinamisme dan bakat kewirausahaan merupakan hal yang penting ketika terjadi perubahan cepat dalam lingkungan eksternal

 IV.            Fase keempat yaitu revitalisasi/ pembaharuan, dalam siklus kehidupan organisasi, penurunan dan kehancuran organisi tidak dapat dihindari, namun proses revitalisasi secara periodik harus dilakukan dan diuji secara terus menerus.

Organisasi-organisasi Tradisional dan TQM

          Institusi-institusi yang menggunakan metode tradisional semakin kesulitan dalam mengatasi tekanan perubahan. Institusi tradisional semacam itu biasanya ditandai dengan kendala-kendala deparmental, hirarki yang berlebihan, prosedur yang terlalu kaku.

Akan tetapi, TQM mempunyai karakteristik mutu yang integral dalam struktur dan memandang bahwa mutu memerlukan keterlibatan setiap orang serta membutuhkan kontribusi mereka untuk terus meningkatkan mutu. Gerakan mutu harus dimulai dari atas dan proses mutu harus secara konstan dipelihara dan selalu diperkuat. Kepemimpinan adalah kuncinya, maka dari itu ia harus diperhatikan dan dipejari dan sebuah institusi harus memperlihatkan sisi-sisi kompetitifnya.

Bentuk dan Struktur yang Ramping dan Simpel

Bentuk organisasi yang baik dan tepat adalah simpel, ramping, dan mampu membangun teamwork yang kuat di sekitarnya. Hirarki yang tinggi dengan pola manajemen yang eksesif dapat memunculkan kesulitan dalam kelas, sehingga staf tidak dapat menjalankan pekerjaannya secara efektif. Dalam konsepnya, TQM menekankan kerja tim. Pengembangan dan penguatan kerja tim, yang merupakan keistimewaan TQM, dapat meringankan fungsi scheduling dan monitoring manajer menengah (middle-management). Dalam jabatannya, middle management  menjadi pemimpin dan pengendali mutu, dan berperan untuk mendorong tim dan membantu perkembangan mereka.

Kerja tim harus diatur secara simpel dengan sistem manajemen yang efektif. Tim harus memahami visi dan kebijakan lembaga. Ini adalah salah satu alasan kenapa visi dan kepemimpinan sangat ditekankan dalam TQM. Di bawah TQM, struktur mengikuti proses, dan berikut adalah beberapa hal penting yang diperlukan oleh organisasi mutu:

·         Organisasi, dalam perspektif TQM,

·         Pengarahan vertikal

·         Pengarahan horizontal

·         Satu komando pada setiap proses

            Reorganisasi struktural bukanlah syarat TQM. Reorganisasi dapat bermanfaat bagi proses peningkatan mutu, namun tidak menutup kemungkinan bahwa itu juga dapat menyelewengkan peningkatan mutu pada keletihan lembaga. Hal ini sangat sensitif, dan perubahan struktural yang dilakukan bisa mengakibatkan keluar dari proses peningkatan mutu. Dalam tahap awal pelaksanaan program TQM, sebaiknya restrukturisasi organisasi dihindari.